Draaiboek
Draaiboek en afteltijdlijn
Wat je wanneer regelt, van een jaar vooraf tot de evaluatie, en wat er in het draaiboek hoort.
BasisschoolMiddelbare schoolVereniging & scouting
Een jaar tot negen maanden vooraf
- Datum vastleggen met directie of bestuur en in de jaarkalender zetten.
- Budget bepalen: eigen bijdrage, subsidie, sponsoring, en wat er gebeurt als een gezin niet kan betalen.
- Locatie kiezen en reserveren; populaire weken zijn vaak een jaar vooruit vol.
- Kampleiding samenstellen: minimaal één begeleider per acht deelnemers, met EHBO of BHV.
Drie maanden vooraf
- Vervoer regelen (bus, ouders met auto's, fiets) en de verzekering checken.
- Programma op hoofdlijnen: wat doen we per dagdeel, wat bij regen?
- Eerste brief aan ouders met datum, kosten en het medisch formulier.
- Kookploeg of cateraar regelen; vraag naar dieetwensen.
Vier tot twee weken vooraf
- Medische formulieren binnen en doorgenomen met de hele leiding.
- Kamerindeling of tentindeling maken.
- Spelmateriaal verzamelen en de spellen voorbespreken.
- Tweede brief met paklijst, tijden en noodnummer.
- Boodschappenlijst en menu per dag.
Op kamp
- Dagelijkse korte leidingoverleg: wat gaat goed, wie heeft extra aandacht nodig?
- Medicijnen volgens het schema geven en aftekenen.
- Tel bij elk vertrek en elke terugkomst.
- Een bericht naar de ouders halverwege.
Na het kamp
- Medische formulieren vernietigen.
- Financiën afrekenen.
- Evaluatie met leiding (en leerlingen): wat houden we, wat doen we anders?
- Notities in je kampmap bewaren voor volgend jaar.
Wat in het draaiboek staat
- Deelnemerslijst met noodcontacten en medische bijzonderheden.
- Telefoonnummers: leiding, school/bestuur, locatie, huisarts in de buurt, dichtstbijzijnde ziekenhuis.
- Wie-doet-wat per dagdeel.
- Noodprocedure: wie belt wie, waar is het verzamelpunt, wie blijft bij de groep.
- Adres en routebeschrijving van de locatie.